Description du poste : Missions principales
Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Activités éventuelles
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
• Suivre les procédures d’appels d’offres.
Compétences techniques
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en droit du travail et législation sociale
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Bon niveau d’anglais
Formation et Education
Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, économie, gestion, lettres, langues ou droit
Expérience professionnelle
Une expérience minimum d’un an en assistanat de direction ou commercial est requise. La connaissance du domaine d’activité de l’entreprise peut également être demandée.
Savoir-être et soft-skills
• Dynamisme
• Esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Capacités à gérer les situations de crise
• Capacité à prioriser
• Capacité d’adaptation
• Travail en mode projet
Pour postuler, veuillez envoyer Curriculum Vitae et Lettre de motivation à candidature@worldwarriors.tg avec en objet: Candidature pour le Stage d'Assistant(e) de direction.