Description du poste : Pour postuler, envoyez votre CV à recrutement.iag@infinity-africa.com avec en objet: OFFICE MANAGER.
À propos de l’offre d’emploi
L'Office Manager joue un rôle clé en fournissant un soutien administratif et organisationnel à la direction, tout en veillant au bon fonctionnement du bureau. Cela inclut la gestion des fournitures, la coordination des prestataires, la supervision des équipes de support, et l'optimisation des procédures internes afin d'assurer un environnement de travail efficace et harmonieux pour l'ensemble des collaborateurs.
Missions et activités du poste
1. Gestion de l'agenda :
• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements pour la direction.
2. Coordination des réunions :
• Préparation des salles de réunion, envoi des invitations, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
3. Communication :
• Réception et filtrage des appels téléphoniques, gestion des courriers électroniques et du courrier postal.
4. Rédaction :
• Création et édition de documents, rapports, présentations et correspondances.
5. Supervision des équipes de support :
• Assurer la disponibilité et l'efficacité du support IT pour répondre aux besoins techniques des collaborateurs.
• Planifier et superviser les tâches des agents d'entretien pour maintenir un environnement de travail propre et ordonné.
• Coordonner et gérer le personnel de sécurité afin de garantir la sûreté des locaux et des collaborateurs.
• Veiller à ce que chaque équipe dispose des ressources nécessaires pour accomplir ses missions de manière optimale.
6. Support Organisation des événements :
• Aider à la planification, coordination et exécution des événements internes (réunions d'équipe, formations, etc.) et externes (séminaires, conférences, réceptions).
7. Tâches administratives :
• Gestion des fournitures de bureau, traitement des notes de frais, classement et archivage de documents.
8. Support aux ressources humaines :
• Assistance dans le recrutement et l'intégration des nouveaux employés, coordination des formations et événements internes.
9. Support général :
• Assister la direction dans diverses tâches administratives et projets spécifiques selon les besoins.
10. Support général :
• Prise et organisation des rendez-vous,
• Remontée des informations,
• Accueil et prise en charge des visiteurs,
• Traitement du courrier et des appels téléphoniques,
• Gestion de la boîte e-mail de contact de l'entreprise et traitement, enrichissement et suivi de documents divers,
• Elaboration de reportings et tenue de la caisse dans le respect de la procédure comptable,
• Suivi des factures, échéances,
• Suivi des prestataires et fournisseurs ;
• Planification et gestion des interventions ;
• Réapprovisionnements des besoins du bureau (hygiène, eau, café…) ;
• Supervision des agents d’entretien et de sécurité ; et anticipation sur les paiements
Profil
Formation et expérience :
• Bac+3/5 en gestion, administration, management, ou tout domaine connexe ;
• Expressions orale et écrite irréprochables ;
• Bonne présentation sur soi ; • Sens de la discrétion et des responsabilités ;
• Expérience pertinente d’au moins un an ;
• Sens du service et de la satisfaction client ;
• Sens de l’écoute, sens du contact, empathie, bonne dimension relationnelle ;
• Curiosité intellectuelle, très bonne culture générale ;
• Autonomie, diplomatie, rigueur ;
• Maitrise des outils informatiques et de Microsoft Office 365.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Leadership et aptitude à superviser des équipes pluridisciplinaires (agents d’entretien, IT, sécurité).
• Forte capacité à résoudre des problèmes de manière proactive et à anticiper les besoins.
• Solides compétences en communication pour assurer la liaison avec les différents départements et prestataires.
• Flexibilité et capacité à s'adapter à des environnements en évolution rapide