Description du poste : Sommaire des responsabilités :
Le poste de responsable administratif comporte la réalisation des programmes et des processus de l’administration courante de l’institut. Sous la supervision de la direction de l’institut, le titulaire du poste sera responsable de coordonner la gestion des activités liées au bon fonctionnement administratif de l’institut. Sans toutefois se limiter à ces derniers, les tâches et responsabilités incluent les suivants :
Veiller à la mise en œuvre, la promotion et l’adhésion au plan stratégique dans le secteur académique ;
Développer un plan stratégique de recrutement touchant les programmes réguliers, la formation continue et l’éducation internationale.
Renforcer le développement de l’établissement, son ouverture sur le monde socio-économique, et l’international ;
Agir comme représentant de l’institut auprès de diverses instances : poursuite et amplification du développement des relations avec les entreprises et notamment par le biais de la formation continue, de l’apprentissage, et des contrats partenariaux.
Collaborer à la planification, la gestion et la promotion des programmes de l’institut.
Assurer le suivi administratif nécessaire à l’admission (exigence académique) de l’ensemble des candidats.
Assurer la planification des ressources matérielles en fonction des besoins dictés par le directeur. Préparer et diriger ou codiriger les séances de rencontre avec les candidats et partenaires de l’institut.
Assumer la responsabilité de la gestion fonctionnelle des ressources humaines, matérielles et financières. Appliquer diverses procédures et politiques et participer à leur élaboration. Son travail peut également porter sur la tenue des procès-verbaux, l’étude de dossiers, la préparation de réponses officielles et de protocoles d’entente, ainsi que sur la rédaction de rapports, etc.
Travailler en étroite collaboration avec les différents services de l’institut ;
Créer et maintenir une synergie de collaboration au sein des équipes et avec les organismes externes ;
Analyser les besoins d’amélioration des différents programmes et en évaluer les impacts tout en proposant des solutions ;
Appuyer la direction dans la publicité et le marketing des différents programmes ;
Gérer et coordonner les opérations reliées aux différents programmes administratifs de l’institut ;
Veiller à l’amélioration continue des procédures et routines administratives ;
Faire la gestion courante des budgets alloués aux services de l’institut, en s’assurant de la conformité des opérations avec les politiques et réglementations en vigueur ;
Appuyer la direction de l’institut dans des projets ponctuels ;
Superviser, encadrer, évaluer et assurer la formation du personnel à la demande de la direction ;
Fournir de l’appui à ses collègues de travail et se responsabiliser face à son équipe et l’institut pour actualiser les objectifs visés ;
Se fixer des objectifs de travail qui s’arriment avec la vision de l’institut.
Exploiter des nouvelles technologies et stratégies pour appuyer les services administratifs de l’institut ;
Compiler des statistiques et préparer des rapports.
Profil recherché pour le poste : Responsable Administratif - Sokodé
Exigences et qualifications du poste :
Avoir un Master en management, marketing, ou dans un domaine connexe avec 2 ans d’expérience pertinente OU une Licence avec 3 à 5 ans d’expérience pertinente
Compétences informatiques avancées
Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
Bonne connaissance de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.
Profil de compétences recherché :
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication (Facilité de collaboration) ;
Intégrité et ouverture d’esprit (Diversité)
Engagement éprouvé à implanter des processus d’assurance-qualité ;
COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE
Autonomie, pensée stratégique, prise de décision et jugement, facilité d’adaptation
Savoir déléguer, mobiliser, et développer les autres,
Savoir gérer les ressources humaines, matérielles et financières
Ponctualité, rigueur, souci du détail, et forte capacité à travailler avec des échéanciers
Bonne connaissance des logiciels bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Bonne connaissance des technologies de l’information et de la communication
Bonne compétence administrative, organisationnelle et de service à la clientèle
Réactivité et capacité à bien comprendre les enjeux de l’entreprise afin de fournir les solutions les plus adaptées.
Connaissance et expérience du monde de l’enseignement supérieur et de la recherche, de l’innovation et du transfert de technologie avec une inclinaison à l’international ;
Prise en compte de la notion de performance, de l’excellence académique dans un contexte concurrentiel et transformant ;
Capacité à négocier, à convaincre et à faire adhérer.