Au Sénégal, nombreuses sont les entreprises qui troquent leurs salles d'archives traditionnelles contre des logiciels de Gestion électronique des documents (ou GED). Eh oui… Plus le temps passe, plus la dématérialisation et l'archivage électronique a le vent en poupe en Afrique de l'Ouest.
Si vous lisez cet article, c'est sans doute que vous hésitez encore à transitionner vers un archivage électronique. Habitué aux archives physiques, vous vous demandez si cela vaut réellement le coup d'investir dans un logiciel GED. La réponse est oui et voici pourquoi.
Un gain de place considérable
À Dakar, la location d'espace commercial a un tarif démarrant à 10 000 francs le mètre carré. Supposons que vos archives occupent 25 mètres carrés. Cela signifie que chaque mois, votre entreprise dépensera au moins 250 000 francs juste pour stocker des informations rarement consultées. C'est considérable.
En optant pour l'archivage électronique, vous réalisez une économie d'espace mais diminuez aussi les sorties financières.
Prenons un autre exemple. Disons que vous gérez un tel volume de données que vos archives occupent 43 000 mètres carrés. En les stockant physiquement, vous devrez prévoir un minimum de 430 millions/mois pour la location. Or, avec la dématérialisation et l'archivage électronique, ces mêmes informations tiennent dans un disque SSD d'un téraoctet.
Les sociétés d'archivage numérique et physique GED à Dakar et au Sénégal n'ont de cesse de le répéter : l'archivage électronique permet de libérer de l'espace physique et surtout d'amoindrir les coûts liés à l'occupation des lieux. Dans le cas où vous auriez eu des doutes, l'illustration ci-dessus devrait suffire à les dissiper.
Adhérer à l'archivage numérique est une économie de temps.
Une économie de temps considérable
Les chercheurs de McKinsey sont clairs : chaque mois, les employés consacrent 1,8 heure par jour à chercher des informations. Il peut s'agir aussi bien du numéro de téléphone d'un client que d'une facture qu'il est nécessaire de vérifier.
Ne pensez pas que cela soit anodin. À titre de rappel, légalement, au Sénégal, le temps de travail journalier réglementaire est de sept heures. Un rapide calcul permet de se rendre compte que la recherche d'informations représente 25 % du temps de travail payé.
Pour les salariés, c'est du temps qui aurait pu être consacré à une autre activité. Pour les entreprises, c'est une perte monétaire qu'il est impossible d'ignorer.
Et c'est là que la dématérialisation et l'archivage électronique entrent en jeu.
En installant un logiciel GED, vous n'aurez plus à passer des heures à rechercher une donnée en particulier. Il suffit d'entrer un mot dans la barre de recherche et en quelques secondes, le logiciel trouve l'information requise.
Difficile de trouver un moyen plus rapide d'exploiter les archives.
Des risques de dégradation ou de destruction amoindries
Quand les archives sont à l'état physique, elles sont plus susceptibles d'être détruites par les intempéries ou l'erreur humaine. Par exemple, ces documents peuvent être définitivement perdues si :
- Le toit est endommagé par des infiltrations d'eau ;
- Un incendie ravage le bâtiment ;
- Un coupe-circuit provoque un départ de flammes ;
- La présence de souris, de rats ou d'autres rongeurs ;
- Un air trop humide ;
- etc.
Au Sénégal, plusieurs compagnies ont perdu des archives essentielles à cause d'événements hors de leur contrôle. Heureusement, en optant pour la dématérialisation et l'archivage électronique, vous vous préservez de tous ces risques.
Étant donné que les archives sont stockées sur des serveurs virtuels, il est moins difficile de les détruire. Même si une personne mal intentionnée casse votre machine, vous n'aurez qu'à vous reconnecter au Cloud depuis un autre appareil pour accéder à vos données.
Les menaces les plus importantes sont les virus mais ces derniers peuvent être contrés en effectuant des mises à jour régulières. Ainsi, il est admis que la dématérialisation et l'archivage électronique permettent de renforcer la sécurité des informations.
Une gestion simplifiée des archives
Grâce à la dématérialisation et l'archivage électronique, le travail collaboratif n'a jamais été aussi simple. En quelques clics, il est possible de modifier des archives, de les éditer ou de les supprimer.
Par ailleurs, l'archivage électronique est aussi un excellent moyen de contrôler les accès. De fait, vous avez la possibilité de définir qui peut accéder à un document. De même, c'est le propriétaire des archives qui détermine les actions que l'usager peut effectuer (lire, commenter ou éditer).
Avec autant d'avantages, il n'est pas surprenant que la dématérialisation et l'archivage électronique soient de plus en plus populaires. Qu'attendez-vous pour les adopter ?
