Au Sénégal, la sécurité des documents est un enjeu de taille pour les entreprises. Fichiers textes, images, enregistrements audio, … Pas un jour ne passe sans que les professionnels sénégalais ne cherchent un moyen d'améliorer la sécurité des documents.
En même temps, est-ce réellement surprenant ? De la sécurité des archives dépend une grande partie de leurs chiffres d'affaires. Imaginez ce qui se passerait si un concurrent parvenait à mettre la main sur leurs fichiers clients. C'est donc naturellement que l'archivage électronique se doit d'être au service de la protection.
Mais dans les faits, comment sécuriser le stockage des documents ? Les cybers consultants de Go Africa Online vous donnent toutes les clés pour protéger les documents numériques dans cet article.
1. Utiliser un mot de passe complexe
Malgré les multiples campagnes de sensibilisation, "12345" reste le mot de passe le plus utilisé par les internautes. Et ne croyez pas que cela se limite au web. Même sur les ordinateurs, il n'est pas rare qu'un tiers se serve de ce code pour protéger les documents numériques.
Autre classique facilement démasqué par les malfrats : les dates de naissance et les prénoms.
Très souvent, le maillon faible dans la sécurité des archives n'est pas le logiciel. C'est l'utilisateur lui-même. C'est pourquoi, après avoir installé un logiciel GED, les meilleures sociétés d'archivage numérique et physique GED à Dakar et au Sénégal s'attèlent à former les usagers. Et cela commence par quelque chose d'aussi simple que la sélection du mot de passe.
Pour améliorer la sécurité des documents, ayez systématiquement recours à un mot de passe complexe. Afin que l'archivage électronique soit au service de la protection, ce dernier devra contenir des majuscules, des minuscules et des caractères spéciaux.
Un exemple de mot de passe très efficace pour sécuriser le stockage des documents : "Otarie_1528jFk". Pour trouver pareille combinaison, les cyberpirates doivent avoir une sacrée chance. Bien évidemment, ce n'est qu'une illustration. À vous de faire preuve de créativité.
Pour assurer la sécurité des documents, votre logiciel GED doit être constamment à jour.
2. Effectuer des mises à jour fréquentes du logiciel
Pour améliorer la sécurité des documents, assurez-vous d'avoir un logiciel GED qui soit constamment à jour. Dès qu'une nouvelle version est disponible, installez-la sur votre ordinateur ou au sein de votre réseau. Cela ne vous prendra que quelques minutes et renforcera la sécurité des archives.
Pourquoi donc cela ? Tout simplement parce qu'un logiciel obsolète comporte des failles techniques qu'un pirate informatique peut aisément exploiter.
Plus le temps passe, plus la technologie progresse. Cela implique que les ingénieurs sont parvenus à identifier certaines stratégies employées par les pirates et ont développé des pare-feux pour les contrer. Ce sont tous ces éléments qui sont téléchargés au moment où vous réalisez une mise à jour de votre logiciel GED.
3. Faire preuve de vigilance
Aussi surprenant que cela puisse paraître, protéger les documents numériques n'implique pas forcément d'avoir de solides connaissances en informatique. Très souvent, c'est d'avoir le savoir-faire nécessaire pour repérer et déjouer l'ingénierie sociale.
Quelques astuces fort utiles pour sécuriser le stockage des documents :
- Toujours se déconnecter après avoir fini d'utiliser un logiciel GED. Oui… Même si vous n'allez pas loin, fermez votre session pour éviter qu'une personne mal intentionnée explore la base de données depuis votre ordinateur ;
- Ne pas rédiger les mots de passe sur des pense-bêtes ou les inscrire sur un document. Est-ce réellement nécessaire de préciser pourquoi ? Dans le cas où une personne mettrait la main sur ce bout de papier, tous les systèmes utilisés pour renforcer la sécurité des archives s'avèrent inutilement ;
- Se connecter uniquement via des réseaux connus ou en utilisant des VPN ;
- Ne cliquez pas sur des liens envoyés par des expéditeurs inconnus pour éviter d'être victime d'hameçonnage.
Bien évidemment, la liste est loin d'être exhaustive.
Mettre l'archivage électronique au service de la protection des données n'est pas vraiment difficile en soi. Du moment que vous effectuez des mises à jour régulières, équipez votre machine d'un antivirus et êtes prudent, les risques sont minimes. Protéger les documents numériques est plus facile que le croient les dirigeants d'entreprise. Alors, qu'attendez-vous pour améliorer la sécurité de vos documents ?
