En tant qu'entreprise, peu importe la nature de votre activité, vous êtes sans doute en possession d'archives.
Selon la loi n° 2006-19 du 30 juin 2006 sont définies comme archives "les documents quels qu'en soient la nature, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée".
En foi de quoi, les archives peuvent être aussi bien des bons de commandes que des informations de contact. Au vu de l'impressionnante quantité de données à gérer, il n'est pas surprenant que la gestion de l'archivage physique et électronique soit au cœur de plusieurs débats.
Dans cette guerre opposant l'archivage papier face au numérique, Go Africa Online a décidé d'étudier les deux options. Est-il réellement préférable d'utiliser du papier au lieu des logiciels GED ? Et surtout, que dit la loi au Sénégal concernant l'archivage des documents ?
Les réglementations encadrant l'archivage des documents au Sénégal
Au Sénégal, tout ce qui a trait à la gestion de l'archivage physique et électronique est noté dans la loi n° 2006-19 du 30 juin 2006. En plus de clairement définir la nature des archives, cette dernière insiste sur trois points :
- La forme : l'archivage des documents implique de travailler avec des éléments de tous les formats. Texte, plan, enregistrement audio, image, vidéo, maquette, … Les lois gouvernant à la gestion de l'archivage physique et électronique s'étendent à toutes les formes de données ;
- Le support : là encore, la loi n° 2006-19 du 30 juin 2006 est claire. Tous les supports doivent être pris en compte lors d'un focus sur l'archivage. Cela inclut les CD, les disques durs, les coupures de journaux, les serveurs web, etc. ;
- Leur origine : en ajoutant la mention "produits ou reçus par une personne physique ou morale", la loi stipule que tout document est une archive dès sa naissance.
En relisant aussi bien la définition que les précisions ci-dessus, il ressort que toutes les entreprises sont concernées par la gestion de l'archivage physique et électronique. Et cela est d'autant plus important que les données doivent être conservées au moins 10 ans après leur réception (ou création).
Et là, progressivement, l'ampleur des tâches liées à la gestion de l'archivage physique et électronique commence à devenir perceptible…
Heureusement, pour simplifier leur gestion, il est possible de faire appel à une société d'archivage numérique et physique GED à Dakar et au Sénégal . Forte de son expertise, cette dernière se chargera d'installer et de paramétrer des logiciels destinés à l'archivage des documents.
Mais ça, bien évidemment, c'est uniquement si vous optez pour un archivage numérique.
L'archivage numérique permet d'économiser en espace et de réduire les couts.
Archivage papier face au numérique : qui est le meilleur ?
L'archivage des documents peut se faire soit de manière physique (traditionnelle), soit à l'aide de logiciels qui facilitent le processus. Dans un cas comme dans l'autre, il y a des avantages et des inconvénients.
L'archivage papier : la méthode traditionnelle
Bien entretenus, les documents papier se conservent facilement plusieurs décennies, voire plusieurs siècles. Par ailleurs, si vos collaborateurs passent beaucoup de temps face aux écrans, ils apprécieront de tourner des pages classiques.
Un autre atout de l'archivage papier face au numérique, c'est que sa mise en place est extrêmement simple. Pas besoin d'un logiciel GED valant parfois des dizaines ou des milliers de francs. Avec un classeur, des feuilles blanches et plusieurs marqueurs, il est possible d'avoir un archivage des documents pleinement opérationnel.
Le souci de cette méthode, c'est qu'elle requiert d'allouer un espace physique de plus en plus conséquent au fil du temps. En outre, il faut s'assurer que les conditions de conservation restent optimales et la moindre catastrophe (incendie, fuites d'eau, etc.) peut entraîner une perte irrémédiable des archives.
Eh bien évidemment, trouver une information précise dans ce capharnaüm peut prendre plusieurs heures.
L'archivage numérique : l'alternative moderne
Si l'archivage des documents tend à être digitalisé, c'est parce que cette méthode permet d'économiser de l'espace, de renforcer la collaboration et de réduire les coûts. Par ailleurs, la sécurité est d'une efficacité à toutes épreuves. En plus d'un mot de passe et d'authentification à multiples facteurs, les bases de données sont protégées par des clés cachées dans leurs codes.
Le seul hic, c'est qu'il est nécessaire d'avoir une infrastructure de qualité pour jouir pleinement d'un archivage numérique. Il est aussi nécessaire de prendre en compte les frais additionnels liés à l'utilisation d'un logiciel GED.
Alors, archivage papier face au numérique, lequel a votre préférence ?
