L'archivage électronique des contenus est au cœur d'une profonde transformation de l'économie sénégalaise. Oui… La gestion électronique des documents est en train de changer le monde du travail sénégalais. Attention, pas en mal, uniquement en bien.
Au fur et à mesure que la digitalisation des documents devient la norme, les compagnies sénégalaises gagnent en productivité et en qualité des produits finis. Hésitez-vous encore à opter pour l'archivage électronique des documents ? Voici trois raisons de passer à l'acte.
Pour améliorer la productivité
Selon une étude menée par McKinsey, chaque jour, l'employé moyen consacre 1,8 heure à chercher des informations. Sachant qu'une journée ouvrée compte sept heures, cela représente près de 25 % du temps de travail rémunéré. Financièrement, cela se traduit par une perte colossale. C'est comme si un quart de l'argent dépensé en salaires partait en fumée.
Avec la gestion électronique des documents, il est possible de remédier à ce problème.
L'un des avantages liés à la digitalisation des documents, c'est que les informations deviennent faciles à identifier, à classer et à trouver.
Grâce aux systèmes de gestion électronique de documents, il suffit d'entrer un mot dans la barre de recherche pour trouver l'information nécessaire. En ce sens, l'archivage électronique des documents permet que vos collaborateurs restent concentrés sur leurs missions.
Et ce n'est pas tout…
Parce que la centralisation et le partage de l'information se font désormais en quelques clics, vous aurez encore plus de temps à consacrer au cœur de votre activité. Tous ceux qui ont sollicité une société d'archivage numérique et physique GED à Dakar et au Sénégal sont unanimes. Après avoir procédé à l'archivage électronique des contenus, ils ont noté une amélioration notable de leur productivité.
L'un des avantages liés à la digitalisation des documents, c'est que les informations deviennent faciles à identifier, à classer et à trouver.
Pour réduire les coûts liés à l'impression
Selon le cabinet IDC, l'impression des documents représente 1 à 3 % du chiffre d'affaires. Surpris par ce chiffre ? Sachez qu'en moyenne, une entreprise imprime 1 000 pages par mois. Le fait de privilégier des systèmes de gestion électronique de documents permet d'économiser sur les rames de papier, les imprimeurs et les recharges d'encre.
Et ce n'est pas tout.
Avec un archivage électronique des contenus, vous n'aurez plus à attribuer des ressources à l'hébergement des documents. Cela inclut aussi bien les pièces allouées uniquement au stockage de documents que les polices d'assurance liées à leur potentielle destruction.
Et si vous craignez qu'un tiers vole vos données, sachez que la digitalisation des contenus s'accompagne de fortes mesures sécuritaires.
Pour mettre l'accent sur le travail collaboratif
La digitalisation des documents à un autre avantage de taille : la centralisation et le partage de l'information se font en quelques secondes. Quelques clics et le document est partagé à toutes les personnes intéressées.
C'est là l'un des grands atouts de la gestion électronique des documents.
Étant donné qu'il n'est plus nécessaire de transmettre des papiers physiques, le travail en groupe devient plus simple. Il en est de même de la gestion quotidienne des documents et des dossiers. Avec la digitalisation des documents, il n'a jamais été aussi facile de travailler à plusieurs, et ce, même en étant distants l'un de l'autre.
Car oui, la gestion électronique des documents permet de collaborer aisément avec des freelances ou des nomades digitaux. Grâce à l'archivage électronique des documents, ces personnes externes à la compagnie peuvent accéder aux fichiers-clés peu importe leur localisation. Bien évidemment, si les droits leur sont accordés, ils peuvent les consulter, les modifier ou les supprimer.
En conclusion
Rien que pour ces trois raisons, la gestion électronique des documents devrait figurer sur votre liste de priorités. Avec la digitalisation des documents, il devient extrêmement simple d'assurer la gestion quotidienne des documents et des dossiers.
Si ce n'est pas encore le cas, songez réellement à effectuer une centralisation et un partage de l'information au sein de votre compagnie. Vous serez le premier surpris par les retombées positives liées à la gestion électronique des documents (ou GED).
