Depuis quelques années, la Gestion électronique des documents ou GED est au cœur d'un débat houleux. Pour certains puristes, un logiciel GED ne saurait avoir la minutie d'un opérateur humain. Mais pour d'autres, ces systèmes de gestion électronique de documents sont un réel booster de productivité.
Au Sénégal et plus particulièrement à Dakar, cela fait plusieurs années que la digitalisation des documents gagne du terrain. Numérisation, indexation, … Les caractéristiques d'une gestion électronique des documents GED sont telles qu'il devient facile d'automatiser des tâches répétitives et chronophages.
Découvrez le plein potentiel des systèmes de gestion électronique des documents dans cet article rédigé par les professionnels de Go Africa Online.
Définition : qu'est-ce qu'une gestion électronique des documents ou GED ?
Un logiciel GED est un système informatique dont la mission est d'assurer la digitalisation des documents, leur indexation et bien plus. Quand une entreprise doit traiter un volume important de données, le fonctionnement GED permet d'automatiser certaines tâches, faisant économiser du temps et de l'argent.
Que l'aspect technique lié au fonctionnement GED ne vous fasse pas peur. En effet, il est possible d'en confier l'implémentation à une société d'archivage numérique et physique- GED à Dakar et au Sénégal . Forte de son expérience, cette dernière se fera un plaisir de mettre les caractéristiques d'une gestion électronique des documents GED au service de votre entreprise.
À noter que sous leur forme actuelle, les logiciels GED ont des missions figurant systématiquement dans l'une des catégories suivantes :
- La numérisation des éléments, c'est-à-dire que des documents sont soit scannés, soit créés sous forme numérique ;
- La hiérarchisation des dossiers : lors de l'ajout d'un élément, ce dernier fait immédiatement l'objet d'une indexation. Cela signifie que le logiciel GED lui attribue un nom, un emplacement et une catégorie distincte. Grâce à cette caractéristique d'une gestion électronique des documents GED, il est facile de retrouver des dossiers, et ce, même dans un océan de données ;
Ainsi dit, il se peut que les bienfaits des logiciels GED ne soient pas apparents. Peut-être est-il préférable d'en démontrer l'utilité au-travers d'exemples concrets.
Le stockage des documents peut prendre énormément de place, passer au numérique vous facilitera la tâche.
Quelques exemples d'utilisation de la GED
Supposons que vous soyez à la tête d'une PME dakaroise comptant 15 employés et dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 15 millions de francs. Grâce à un logiciel GED, vous pourrez économiser non seulement de l'argent mais aussi votre ressource la plus précieuse : le temps.
Exemple n°1 : retrouver des factures
Peut-être avez-vous urgemment besoin de retrouver la trace d'une prestation effectuée pour un client il y a trois mois. Mais entre-temps, vous avez réalisé plus de 50 opérations similaires.
Sans logiciel de gestion électronique des documents, vous devrez fouiller manuellement toutes les factures jusqu'à trouver la bonne. Heureusement, un logiciel de GED vous évitera cette peine particulièrement chronophage.
Il vous suffit d'ouvrir le logiciel de GED et, dans la barre de recherche, de taper "facture + nom du fournisseur". En quelques millisecondes, les bots du logiciel de gestion électronique des documents explorent les archives et retrouvent le document concerné.
Exemple n°2 : contrôler l'accès à des documents
C'est l'un des autres avantages procurés par un logiciel de GED.
Au sein d'une entreprise, certains documents doivent être accessibles uniquement par une poignée de personnes. Il peut s'agir de bilans comptables, de plans d'action ou même de brevets. L'une des caractéristiques d'une gestion électronique des documents GED, c'est que ce logiciel permet de réguler l'accès à ces éléments.
En plus d'assurer la numérisation et l'indexation des données, un logiciel GED peut être utilisé pour :
Refuser l'accès à des documents sensibles tels que ceux liés à la propriété intellectuelle ;Partager un fichier avec un client ;Autoriser la modification d'une entrée par plusieurs acteurs.
