1. Définir des objectifs
Tous les séminaires sur mesure n'ont pas les mêmes objectifs. Certains peuvent avoir vocation à renforcer la cohésion d'équipe tandis que d'autres peuvent graviter autour de l'acquisition de nouvelles compétences.
Avant de vous ruer tête baissée sur les locations de salle du Sénégal, définissez clairement vos attentes. Ce n'est qu'après que vous pourrez penser au lieu où se tiendra le séminaire sur mesure.
Dans la même lancée, identifiez les personnes visées par ce séminaire de cohésion. S'il s'agit de potentiels investisseurs étrangers, un espace tel que Couleurs d'Afrique leur fera découvrir le Sénégal tout en vous imposant comme une entreprise premium, voire de luxe. En revanche, si l'événement est destiné au personnel, une salle donnant sur la nature tel que Terrou-Bi sera plus appropriée. Ce sera l'occasion pour vos employés de prendre l'air et de s'affranchir des espaces clos de leurs bureaux.
Un séminaire d'entreprise permet de réunir l'ensemble des collaborateurs dans un cadre différent du quotidien. Il renforce la cohésion d'équipe et permet de travailler d'une façon plus originale.
Quel sera l'axe central selon lequel sera développé le séminaire de cohésion ? Impulsez une ligne directrice à votre événement en lui donnant un thème accrocheur. Par exemple, votre événement pourra reprendre le concept d'Ubuntu. Ou alors, pour instiller un grain de folie, axez votre organisation de séminaire sur la chasse au trésor. Conseil des experts de Go Africa Online : dans le cas où vous optez pour cette solution, l'Île de Gorée est une destination toute indiquée.
En fonction de l'objectif, définissez le format le plus adapté à la transmission de savoir. Concrètement, s'agira-t-il d'une Masterclass, d'une session plénière, d'une table, d'un atelier ou autre ? Attention à bien garder en tête vos objectifs. Ainsi, un séminaire qui vise à créer des liens sera plus efficace si la participation des personnes est maximale.
3. Fixer la durée, la date et le lieu
À ce niveau, il est vital de répondre à trois questions :
- Combien de temps durera le séminaire de cohésion ? Quelques heures ? Un jour ? Une semaine ?
- Quel(s) jour(s) se tiendra l'événement ?
- Et enfin, où aura lieu le séminaire sur mesure ?
Concernant la durée, cette dernière dépend directement du format de l'activité. L'objectif est de s'assurer que le séminaire ne soit ni trop long, ni trop court au risque d'épuiser les participants.
En termes de dates, il n'y a pas réellement de jours à privilégier. Assurez-vous juste de ne pas sélectionner un créneau qui se superpose à des jours fériés, des vacances scolaires ou des événements de grande envergure.
Très souvent, c'est au moment de la sélection du lieu que les affaires se corsent. Pour que l'organisation du séminaire soit couronnée de succès, l'espace doit passer un certain nombre de tests.
Est-ce qu'il peut accueillir le nombre de participants attendus ? Est-ce qu'il est facile d'accès ? Est-ce que l'établissement vous met en relation avec un interlocuteur unique ? À chaque fois, la réponse doit être oui. Autrement, il n'est pas sûr que ce lieu soit approprié au séminaire de cohésion que vous planifiez.
Il importe de se rendre soi-même sur les lieux. Ainsi, vous éviterez toute mauvaise surprise le jour J. Ce n'est qu'après cette dernière que vous demandez un devis. Si ce dernier vous convient, versez un acompte pour réserver la salle.
Il ne vous reste plus qu'à communiquer sur le séminaire de cohésion à venir. Flyers, brochures, émissions radio, affichage publicitaire, etc. sont autant de méthodes pour faire passer le mot.
