Bien équiper son bureau, pour une meilleure efficacité au travail
Contrairement aux idées reçues, il ne suffit pas d’installer une table, une chaise, une armoire et un fauteuil pour créer un espace de travail optimal dans son bureau. Certes, acheter des meubles ergonomiques est un bon premier pas dans l’aménagement de votre espace de travail. Mais outre le mobilier de bureau, mille et une choses sont à penser pour transformer une pièce vide en un lieu pratique et optimisé pour booster l’efficacité de vos collaborateurs.
Pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions, il vous donc faut impérativement investir dans du
matériel de bureau
, à commencer par des appareils de bureautique fonctionnels et de qualité : ordinateurs, souris, claviers, écrans, téléphones, casques... Sans oublier les équipements "communs" comme les imprimantes, les photocopieuses ou les destructeurs de documents. Attention à ne pas non plus oublier les petits éléments du quotidien qui font la différence : lampes de bureau, agrafeuses, ruban adhésif, crayons, surligneurs, calculatrices... Une fois ces fournitures de papeterie achetées, mettez-les à la disposition de vos salariés et demandez-leur de vous informer si certains équipements venaient à manquer. Pour systématiser le processus, n’hésitez pas à tenir un
inventaire régulier (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel) de vos fournitures afin de constituer un budget mensuel dédié.
Pourquoi ne pas opter pour la papeterie d’entreprise ?
Simple et rapide à commander, la papeterie d’entreprise est toujours très appréciée aussi bien par les salariés que les clients : cartes de visite, papier à lettres, enveloppes, factures, carnets... Très visuelles, ces petites fournitures personnalisées doivent inclure les informations importantes que vous souhaitez communiquer. N’hésitez pas à y faire figurer le logo de votre entreprise ainsi que son nom ou son acronyme ainsi que votre slogan ou une courte description, si l’objet s’y prête. Encore une prestation réalisable par nos professionnels de la papeterie au Sénégal !
Les indispensables de la papeterie et petites fournitures de bureau
FAQ
Les 5 fournitures de bureau indispensables pour gérer votre entreprise
Qu’importe l’activité ou le secteur de votre société, équiper vos bureaux avec du matériel de qualité est, comme nous l’avons vu, essentiel à la bonne conduite des tâches quotidiennes de vos salariés. Voici pour résumer les 5 fournitures de bureau à avoir absolument :
- Les équipements informatiques : ordinateurs, serveurs, tablettes, imprimantes, photocopieurs, logiciels, etc. Certes très coûteux, ces équipements aujourd’hui devenus indispensables vous permettront de faciliter la communication interne et externe de votre entreprise, ce qui améliorera inéluctablement l’efficacité de vos salariés ;
- Le papier : malgré la digitalisation de nos économies, le papier reste un élément essentiel pour toute organisation. Si le papier recyclé est une excellente solution pour les plus écolo d’entre vous, privilégiez-en tous les cas les grandes ramettes de papier pour limiter les coûts ;
- Les moyens de stockage : réseau d’entreprise dématérialisé, disques durs externes, clés USB... Assurez-vous de disposer du nécessaire pour ne subir aucune perte d’information avec le temps ;
- Les fournitures de classement, de rangement et d’archivage tels que les classeurs, trieurs, chemises cartonnées, boîtes, corbeilles, pots à crayons, etc. ;
- Le petit matériel : on retrouve dans cette catégorie le matériel d’écriture (stylos, crayons, marqueurs, post-its, etc.) ainsi que d’autres fournitures essentielles comme les agendas, carnets, agrafeuses, colles, ciseaux etc.
Quelles fournitures utiliser pour un meilleur classement des dossiers ?
Pour bien classer vos documents, voici quelques fournitures essentielles que vous devez avoir :
- Chemises : à élastiques, à rabats, extensibles, etc.
- Protège-documents et sous-chemises
- Pochettes : en coins, perforées, etc.
- Boîtes : de classement, de transfert, boîtes d’archives, containers, etc.
- Classeurs : à levier, à anneaux, classeurs personnalisables, etc.
- Autres : intercalaires, trieurs, dossiers suspendus, parapheurs, etc.
Et en bonus, quelques petits conseils pour bien classer vos dossiers :
- Faites régulièrement le tri : les dossiers finiront un jour ou l’autre par s’accumuler, c’est presque inévitable. Pour ne pas vous laisser envahir, faites régulièrement le point sur vos documents et n’hésitez pas à en supprimer si nécessaire ;
- Hiérarchisez vos documents et attribuez une place précise pour chacun d’entre eux, que ces derniers soient numérisés ou non ;
- Référencez vos dossiers numériques en définissant une nomenclature type.
Quel budget mensuel prévoir pour mes fournitures de bureau ?
En 2013, l’observatoire économique de l’achat public (OEAP) a publié une étude estimant le montant moyen investi en fournitures de bureau à 215 € par personne, par an, pour une entreprise française ; ce qui équivaut à environ 18€ par personne, par mois. Si ce chiffre peut servir de point de repère, sentez-vous libre d’ajuster ce montant selon la nature de votre activité au Sénégal, ainsi que les besoins et méthodes de travail de vos collaborateurs.
