Pourquoi externaliser l'archivage des données de son entreprise ?
Au Sénégal, la loi impose aux entreprises la conservation des documents comptables et financiers sur plusieurs années. Cela garantit leur accessibilité en cas de contrôle ou d’action en justice. Pour des raisons historiques ou culturelles, des entreprises ou des collectivités ont aussi besoin de stocker leurs documents sur une période relativement longue. D'un point de vue logistique, organiser et stocker tous ces documents peut très vite devenir encombrant. Par ailleurs, peu de structures ont les moyens de conserver et de rendre disponible une masse importante d'archives sans les altérer.
La gestion des archives est un travail à plein temps qui nécessite des ressources dédiées. En faisant appel à une société d'archives physiques à Dakar et au Sénégal, vous bénéficiez de solutions innovantes pour stocker vos données et les retrouver aisément quand c'est nécessaire. Les professionnels de la gestion des archives physiques peuvent aussi vous proposer une stratégie basée sur le cycle de vie de vos archives. Ainsi, certaines archives dès leur production seront destinées à être détruites ou dématérialisées après un certain temps.
La GED ou gestion électronique des documents est une solution apparue avec le progrès informatique. Elle est utilisée pour l’archivage des documents numériques. Elle est de plus en plus adoptée par de nombreuses entreprises dans un objectif de dématérialisation des archives physiques.
L'archivage numérique est de plus en plus adopté par les entreprises.
Archivage physique ou numérique, que choisir ?
La gestion électronique des documents ou archivage numérique consiste à conserver sous format numérique une partie des dossiers d’une entreprise. Les documents peuvent être mis sur des ordinateurs, des disques durs ou sur des serveurs informatiques à distance. Avec l'archivage numérique, les documents sont protégés des intempéries physiques tels des incendies, inondations et autres catastrophes. Le procédé reste cependant vulnérable aux attaques informatiques. Les solutions proposées par les entreprises d’archivage numérique de Dakar et du Sénégal incluent une protection contre les logiciels malveillants.
Dans le cas de l’archivage physique, contrairement à la méthode numérique, l’accès à distance n'est évidemment pas possible. Cette solution de stockage des données reste toutefois indispensable pour certains documents dont l’archivage physique est légalement obligatoire. L'autre avantage de la méthode physique est son invulnérabilité aux attaques informatiques. Avec le bon partenaire à Dakar et au Sénégal, vous pouvez garder vos documents physiques très longtemps et en bon état.
Choisir son entreprise d’archivage de données au Sénégal
Les solutions d'archivage physique et numérique ont leurs avantages et inconvénients. Généralement, les entreprises optent pour un modèle hybride. N'hésitez pas à demander conseil à votre professionnel de l'archivage au Sénégal pour trouver la formule la plus adaptée à votre structure. Le prix, les locaux de stockage des archives physiques et les processus d’archivage sont les critères indispensables à analyser pour choisir votre prestataire. Les avis des clients sont aussi un indicatif de la qualité des services proposés. Avec Go Africa Online, vous avez accès à toutes ces informations en quelques clics. Pensez à comparer les propositions de différents prestataires pour trouver le meilleur rapport qualité/prix.
