Description du poste :
La République de Guinée a obtenu un financement d'un montant de Quarante millions (40 000 000)
USD, sous forme de prêt de la Banque Islamique de Développement (BIsD) pour financer le Projet d'Approvisionnement en Eau Potable et Assainissement dans les Régions de la Moyenne Guinée et Haute Guinée (PAEPA-MG & HG). Ce projet est financé conjointement avec le Gouvernement Guinéen à hauteur de Cinq millions (5 000 000) USD. Le coût global du projet est de Quarante-Cinq millions (45 000 000) USD.
2- OBJECTIFS DU PROJET :
L'objectif du projet est d'améliorer les conditions de vie par l'accès à l'eau potable et à des systèmes d'assainissement (latrinisation) d'une population d'environ 885.000 personnes vivant en milieu rural dans les Régions de la Moyenne Guinée et Haute Guinée par la réalisation de 500 forages positifs équipés de pompes à motricité humaine, 90 Adductions d'Eau Potable, la réhabilitation de 750 points d'eau, la construction de 1.400 latrines publiques et familiales ainsi que la construction d'un bâtiment R+1 devant abriter le Laboratoire et les Archives du SNAPE.
3- RESULTATS ATTENDUS DU PROJET
Les résultats attendus en fin de projet sont les suivants :
500 nouveaux forages d'eau (équipés de pompes à motricité humaine) sont réalisés et fonctionnels ;
‹ 90 systèmes d'Adductions d'Eau Potable (AEP) sont réalisés et mis en service ;
‹ 750 forages équipés de Pompe à Motricité Humaine (PMH) âgés de plus de 15 ans sont
réhabilites et fonctionnels ;
‹ 1 000 latrines familiales et 400 latrines publiques sont construites et mises en service ;
* Le PNAEPA rural est élaboré, validé et adopté par le Gouvernement ;
* Le recensement des infrastructures d'approvisionnement en eau potable et d'assainissement en
Guinée est réalisé et les résultats publiés ;
* La base de données du SNAPE sur infrastructures d'approvisionnement en eau potable et d'assainissement est modernisé et mise à jour ;
* Le bâtiment devant accueillir le Laboratoire et les Archives du SNAPE est construit et équipé ;
* Les Unités de Gestion du Service Public de l'Eau (UGSPE) sont constituées, formées et opérationnelles ;
Des cadres du SNAPE, de la DNIP et des autres institutions sont formés et outillés sur les thématiques liées à (i) la préparation et la gestion de projets, (ii) la passation de marchés, (iii) la gestion axée sur les résultats, (iv) la géophysique et SIG, et (v) la gestion et l'exploitation de l'approvisionnement en eau.
4- COMPOSANTES DU PROJET
Ces composantes sont :
Composante A : Développement des Infrastructures d'Eau Potable et Assainissement en
milieu rural;
* Composante B: Services de conseil pour les études, la supervision des travaux et la sensibilisation ;
‹ Composante C: Appui à la gestion du projet, développement des capacités humaines et
institutionnelles pour la mise en œuvre ;
‹ Composante D : Audit financier.
5- UNITE DE GESTION DU PROJET
L'Unité de Gestion du Projet (UGP) est chargée, sous la supervision de l'Agence d'Exécution et du Comité de Pilotage :
De la supervision globale du projet ;
* De la préparation du Plan de Travail Budgétisé Annuel du projet ;
* De la coordination de l'ensemble des activités du projet ;
* Du suivi-élévation du projet ;
* De la Passation des Marchés ;
De la gestion administrative, comptable et financière ;
* De l'élaboration des rapports financiers ;
* De l'élaboration des rapports d'activités;
* De l'audit technique du projet.
6. ATTRIBUTIONS DE L'UGP
L'Unité de Gestion du projet (UGP) est responsable de la coordination, de la mise en œuvre et de la gestion quotidienne de toutes les activités du projet tout en s'assurant que, les politiques et procédures de la BID sont textuellement suivies pendant toute la durée de vie du projet.
Les attributions de l'UGP portent spécifiquement sur :
* Elaborer un plan détaillé pour la mise en œuvre du projet, en tenant compte des objectifs, des ressources dispombles, des delais et des risques potentiels;
* Définir les modalités opérationnelles du projet, y compris les indicateurs de performance à surveiller ;
Gérer le budget du projet, y compris la planification des dépenses, le suivi des
décaissements et la préparation des rapports financiers ;
* Gérer les ressources humaines affectées au projet ;
‹ Coordonner les différentes parties prenantes impliquées dans le projet;
‹ Faciliter la communication et la collaboration entre les parties prenantes ;
‹ Surveiller régulièrement les progrès réalisés par rapport aux objectifs du projet et aux
indicateurs de performance établis ;
* Évaluer l'efficacité des activités mises en œuvre et proposer des ajustements si nécessaire pour atteindre les résultats souhaités ;
Identifier les risques potentiels qui pourraient affecter la réalisation du projet et développer
des stratégies d'atténuation appropriées ;
‹ Surveiller activement les risques tout au long du cycle de vie du projet et prendre des
mesures préventives ou correctives au besoin ;
* Préparer des rapports réguliers sur l'avancement du projet, à l'attention des parties prenantes concernées ;
9.3. Le Responsable Administratif et Financier
9. 3. 1. Principales fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier (RAF) sera chargé de la gestion administrative et financière du projet dans toutes ses composantes. Il s'agira notamment d'assurer le traitement des opérations administratives, comptables, financières et budgetaires ainsi que la production des etats financiers et des rapports de suivi financier conformément à la règlementation nationale en vigueur et aux directives de la BIsD.
Le Responsable Administratif et Financier a pour principales missions :
* Elaborer et piloter le budget opérationnel annuel du projet en collaboration avec le
Coordonnateur ;
‹ Superviser, organiser et coordonner les services administratifs, comptables et financiers ;
‹ Assimiler et mettre en application le manuel de procédures administratives et financières de
PUGP ;
* Constater les points forts et les points faibles dans l'aspect financier des activités ;
Attirer l'attention du Coordonnateur sur les prévisions à court terme et formuler les
prévisions sur les stratégies à moyen terme ;
Dans l'accomplissement de ses missions ci-dessus explicitées, le RAF aura à effectuer, de manière non exhaustive, et dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur les tâches suivantes.
* De vérifier de façon périodique les livres et registres comptables pour s'assurer de leur bonne
tenue :
* D'élaborer les états financiers de tous les rapports de gestion et rapport de suivi financier requis pour le projet ;
* De contribuer à l'élaboration du budget annuel du projet et de ses composantes ;
‹ D'analyser et commenter les écarts entre les prévisions et les réalisations financières ;
* De mettre en œuvre tous les contrôles comptables avant paiement des biens, travaux et services;
* De préparer les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) suivant les directives de la BIsD ;
* De superviser les paiements par chèque, petite caisse ou tout autre moyen légal autorisé par le SNAPE et la BIsD ;
* De contrôler les chèques émis en paiement des biens, travaux ou services reçus ;
* De contrôle de toutes les pièces de dépenses avant tout règlement ;
* De contrôler les pièces comptables pour s'assurer de leur viabilité, de leur exactitude et de leur bonne imputation avant leur comptabilisation;
* De mettre en place des comptabilités : générale, analytique et budgétaire en temps réel à tous les niveaux du Projet et veiller à leur bonne tenue ;
* De collaborer avec les missions d'audit et de mettre à la disposition de l'Auditeur de tous les documents ou informations et explications nécessaires pour la réalisation de ses missions conformément aux dispositions de l'Accord et assurer la transmission des rapports dans les délais ;
* De mettre en œuvre les recommandations faites par l'Auditeur ;
* D'assurer la tenue des comptes du projet dans le respect des normes de régularité et de sincérité et dans les delais ;
* D'élaborer et présenter au Coordonnateur et aux autres cadres de l'UGP un tableau de bord financier a un rythme mensuel ;
De contrôler l'éligibilité des dépenses et le respect de la limite des lignes budgétaires
allouées ;
* D'assurer le suivi de la bonne destination des engagements budgétaires ;
* De tenir l'inventaire des acquisitions physiques de l'UGP ;
* D'assurer la gestion des contrats des consultants internes et le contrôle du respect des termes de référence avant tout paiement (Rapport mensuel, Renouvellement ou avenant des contrats internes) ;
* D'élaborer et mettre en place un plan de formation / renforcement des capacités du personnel du SNAPE et celui de la DNIP et suivre son exécution ;
* De s'occuper de toute autre tâche ou tout devoir dans le domaine de ses compétences qui peuvent lui être assignés par le Coordonnateur de l'UGP qui sont en harmonie avec les procédures administratives en vigueur et les directives de la BIsD.
9. 3. 2. Qualifications
Le RAF doit :
* Être de nationalité Guinéenne.
* Être titulaire d'un diplôme universitaire de niveau BAC + 5 ou équivalent en Sciences de gestion (gestion des entreprises, comptabilité, et finances, etc.).
* Démontrer d'une expérience professionnelle d'au moins 10 ans dans le domaine de la gestion administrative et financière.
* Démontrer d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en qualité de Responsable administrative et financière ou similaire dans un projet financé par les partenaires multilatéraux.
Démontrer une familiarité avec les directives et procédures financières de la BID serait un avantage hautement souhaitable dans le profil et l'expérience professionnelle du candidat.
9. 4. Le Spécialiste en Passation de Marchés
9. 4. 1. Principales fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Coordonnateur, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :
* Etablir la planification de passation des marchés ;
/ Faire le suivi de l'avancement des décaissements ;
Faire l'analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés ;
Participer au processus d'acquisition et plus précisément :
* Suivre la préparation des dossiers d'appel d'offres et des demandes de proposition (suivant les modeles fournis par la BIsD) par les unités techniques et les soumettre a la revue et a l'avis du Coordonnateur,
Veiller à la bonne gestion des appels d'offres en cours ;
Participer aux séances publiques d'ouverture des plis pour fournir les conseils et rédiger
les rapports d'ouverture des offres et propositions reçues ;
Contribuer à la qualité des rapports d'évaluation des offres avant signature par les membres désignés des commissions.
Préparer les demandes d'avis de non-objection envoyées au bailleur de fonds ; Planifier, prépare et coordonner le calendrier d'acquisitions, de services de consultants et de biens et de travaux pour chaque activités,
‹ Participer à l'établissement de tous les rapports d'activités prescrits par le manuel de procédures d'acquisition mais également de tout autre rapport lié à la passation des marchés que le bailleur pourait demander dans le cadre de l'exécution des différents projets ;
* Procéder au classement des dossiers de passation des marchés en vue de permettre toute revue à postériori de la BIsD ;
Assurer le suivi de l'exécution des contrats.
9.4. 2. Incompatibilité avec certaines fonctions
Afin d'éviter les situations potentielles de conflit d'intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le spécialiste en passation de marchés :
* Ne sera pas membre de la Commission d'Evaluation à laquelle il apporte un conseil utile pour le respect des règles, il pourrait cependant assure le secrétariat de la Commission des marchés et organe de contrôle interne ;
Ne devra pas participer aux opérations d'exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement, il apportera un éclairage en cas de contentieux dans l' interpretation des clauses du contrat :
* Ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.
9.4. 2. Obligation du Spécialiste en Passation de Marchés (SPM)
Le SPP signera un contrat de performance afin d'assurer en temps voulu ;
* L'élaboration et la mise à jour du Plan de Passation des Marchés (PPM) ;
* La tenue à jour des fiches d'acquisition devant servir de support à la revue à postériori des marchés passés qu'effectuera la BIsD ;
La production et le dépôt du rapport trimestriel d'activités à temps, au plus tard dix (10)
jours après la fin du trimestre ;
* L'appui conseil au personnel clé de l'UGP ;
L'assistance à la formulation des réponses aux demandes de clarification transmise à
l'UGP par les soumissionnaires ;
* La prise en compte des commentaires de la BIsD en répondant aux observations faites dans le meilleur délai ;
* L'Appui à l'équipe d'évaluation des offres, spécifiquement pendant la phase d'ouverture, d'analyse des offres et de proposition d'attribution des marchés ;
* L'appui à la préparation des conditions financières des contrats, y compris la corrélation des termes sur les déductions légales avec les règles et directives internes et de la BIsD ;
v La facilitation des travaux d'audits annuels du projet à l'Auditeur externe ;
* La préparation et la mise à jour des plans de décaissement du projet.
9. 4. 3. Qualifications
Le SPM doit
Être de nationalité Guinéenne.
Être titulaire d'un diplôme universitaire de niveau BAC + 5 ou équivalent en Ingénierie,
Administration publique, Droit, Gestion ou Sciences économiques.
Démontrer d'une expérience professionnelle d'au moins 10 ans dans le domaine de la
passation des marchés.
* Démontrer d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en qualité de Spécialiste en passation des marchés dans un projet financé par les partenaires multilatéraux.
‹ Démontrer une familiarité avec les directives et procédures de passation des marchés de la BID serait un avantage hautement souhaitable dans le profil et l'expérience professionnelle du candidat.