Les avantages de la conversion de l'archivage physique en numérique au Bénin

L’archivage numérique, une solution plus économique ?

Le stockage d'archives papier a un coût. Celui de l’espace qu’il occupe en premier. Les grandes entreprises au Bénin qui produisent un flux abondant de documents chaque année ont parfois besoin de louer des espaces de stockage physique supplémentaires dédiés aux archives. À cet inconvénient, il faut ajouter le coût du déplacement, de l'impression et de la photocopie chaque fois que les archives doivent être consultées. Bien que l’archivage numérique puisse représenter un investissement au départ, le mode de stockage réduit les charges financières à long terme. La consultation d'une archive numérique peut se faire à distance et ne nécessite pas de frais supplémentaires. Le volume de données n'est plus un problème non plus avec le numérique. Votre société d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin est en mesure de mettre à votre disposition des serveurs avec de grandes capacités de stockage.

Si votre entreprise possède plusieurs succursales, la gestion des archives physiques peut très vite devenir casse-tête. En optant pour la dématérialisation, vous pouvez facilement centraliser tous vos documents professionnels et gagner du temps. De plus, le coût d’entretien des archives converties en numérique est relativement faible. Lorsque vous stockez des archives papier, cela nécessite de la main d'œuvre supplémentaire pour entretenir le lieu de stockage et le garder à l’abri des accidents. Par ailleurs, les archives numériques se conservent plus longtemps.

L'archivage physique peut devenir très compliqué pour une entreprise quand les dossiers ne sont pas triés.

Un mode de conservation des documents d'entreprise plus pérenne

En théorie, la durée de vie d’une archive numérique est illimitée. Cela n'empêche pas de définir un cycle de vie pour ses archives. Dans une stratégie d’archivage mixte, il est recommandé de détruire l’archive physique une fois le délai de conservation légal passé. Lorsque la loi exige de conserver une archive, une fois numérisée, vous pouvez en garder une ou plusieurs copies sur différents supports. Avec le succès de la dématérialisation et les nombreux avantages de la GED, une archive numérisée a désormais la même valeur légale qu'une archive physique, à quelques exceptions près. D'ailleurs, les experts de l'archivage recommandent de conserver des copies numériques des archives physiques pour être sûr de ne plus perdre aucun document.

Mieux gérer l'accessibilité et la sécurité de vos archives

Puisque les archives sont souvent stockées ensemble, il est difficile d’en autoriser l’accès au cas par cas. La dématérialisation et l’archivage électronique au Bénin permettent de résoudre aisément ce problème. En effet, lorsque vos archives sont numérisées, vous pouvez définir un mode d’accès pour chaque document ou groupe de documents. Les logiciels de gestion électronique des documents génèrent un historique de l'activité qui permet d'avoir toutes les informations de consultation d'une archive.

La sécurité des données d'entreprise est un paramètre important quels que soient votre secteur d'activité et la taille de votre société à Cotonou et au Bénin. Pour protéger vos documents, les sociétés d'archivage numérique au Bénin utilisent les meilleurs antivirus et logiciels anti-intrusion. Par ailleurs, contrairement à l'archivage physique, il n'y a aucun risque que vos archives soient endommagées par un incendie ou des dégâts des eaux.

Bien choisir sa société d'archivage au Bénin pour bénéficier de tous les avantages

La numérisation de vos archives papiers à Cotonou au Bénin s'accompagne d'un outil de gestion électronique des documents pour que vous puissiez gagner en productivité. En faisant appel à une société d'archives physique et numérique, vous bénéficiez d'un accompagnement professionnel pour dématérialiser vos archives et mettre en place une stratégie d'archivage électronique efficace. La prise en main des outils utilisés et une communication adéquate auprès de vos collaborateurs est nécessaire pour une bonne exploitation. Sur le catalogue de Go Africa Online, vous avez une sélection des meilleures sociétés d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin. Commencez par demander un devis gratuit et sans engagement pour trouver le prestataire qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Vous êtes à quelques clics d'amorcer une transformation digitale réussie pour votre entreprise.