Comment assurer la sécurité et la confidentialité des documents archivés numériquement au Bénin ?

Les risques liés à l’archivage numérique à Cotonou et au Bénin

Au Bénin, le code du numérique encadre les activités liées à l’archivage numérique et à l'utilisation des données des citoyens. L’archivage numérique engage donc la responsabilité légale des personnes impliquées à divers niveaux. Cette réglementation est bien prise en compte et maîtrisée par les sociétés d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin . Elle prévoit entre autres de pouvoir garantir que les données archivées ne subissent pas de modification ou de falsification. À noter aussi qu'en cas d’audit, certains documents doivent être disponibles sous forme physique.

La confidentialité des documents d'entreprise est importante quels que soient la taille de votre structure et votre secteur d'activité. Si vous avez recours à l’archivage numérique, une politique stricte de confidentialité doit être mise en place. Cela implique un système de structuration et de classement tenant compte de l'organigramme de votre entreprise. Ainsi, les documents archivés ne sont consultables que par ceux qui en ont le droit.

En établissant des modalités d'accès aux archives, vous autorisez uniquement certaines personnes à accéder aux documents.

Méthodes de sécurisation des archives numériques

La sécurité des archives numériques a toujours été au cœur des préoccupations des professionnels de la gestion électronique des documents à Cotonou et au Bénin. Pour cela, il est important de mettre en place un protocole strict d’archivage numérique. Ce protocole établit les règles à suivre tout au long du cycle de vie d’une donnée archivée. Le processus de gestion des archives numériques définit aussi les outils de stockage appropriés. Il indique comment indexer l’archive et y joindre un descriptif. Il est important ensuite de mettre en place des modalités d’accès aux archives. Qui peut accéder à tel ou tel document ? Comment savoir qui a eu accès à ce document précis et à quel moment ? Les conditions de destruction programmée des archives doivent également être prédéfinies.

Les moyens utilisés pour sécuriser les archives numériques au Bénin

Le choix des outils de stockage est déterminant pour garantir la sécurité des données archivées. Les disques durs et CD-ROM par exemple ne garantissent pas une accessibilité des données à long terme. Les professionnels de l'archivage à Cotonou et au Bénin recommandent, pour la plupart, le stockage sur serveur distant. Dans ce cas, il faut s’assurer que le serveur possède toutes les garanties de protection physique et logiciel. Les outils de sécurité peuvent augmenter le coût de l’archivage, mais cela vous coûtera toujours moins cher qu'une perte de données.

Faire appel à une société d'archivage numérique pour garantir la sécurité de vos archives

La gestion électronique des documents et la sécurisation d’archives numériques sont des solutions complexes qui nécessitent de faire appel à une entreprise spécialisée. Pour vous concentrer pleinement sur votre activité et gagner en productivité grâce à la GED, il est préférable d'externaliser la gestion numérique de vos archives. Go Africa Online met à votre disposition une sélection exhaustive des sociétés d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin. Pour avoir une idée des tarifs de ce genre de prestation au Bénin, demandez un devis gratuit et sans engagement auprès de différents prestataires.

Lorsque vous prenez contact avec un prestataire d’archivage numérique à Cotonou et au Bénin, il est important de se renseigner sur ses certifications et les outils de sécurisation de données qu'il préconise. Il en est de même pour les ressources qu’il alloue à la sécurisation de vos archives. La norme internationale ISO 27001, par exemple, vise à garantir la sécurité des systèmes d'informations. Aussi, les entreprises d’archivage numérique de Cotonou et du Bénin qui disposent de cette certification sont en mesure de garantir un niveau de sécurité et de confidentialité nécessaire à l'exercice d'une activité professionnelle. Le choix du serveur ou du dispositif de stockage utilisé est aussi crucial pour la sécurité de vos archives. Une étude comparative des offres de plusieurs prestataires est nécessaire pour trouver la solution sécurisée d'archivage numérique la mieux adaptée à votre entreprise.