À l’ère du numérique, beaucoup d’entreprises au Bénin priorisent les documents numériques pour la plupart des opérations quotidiennes. Des dossiers des employés aux fiches clients en passant par les contrats et de plus en plus les factures, les documents électroniques sont privilégiés parce qu’ils prennent beaucoup moins de place. En revanche, le système de rangement des archives numériques pour qu’ils soient facilement accessibles est un réel défi. D’où l’importance de la GED. Qu’est-ce que la GED : gestion électronique de documents à Cotonou et au Bénin ? L’archivage papier face au numérique est-il encore nécessaire ? Comment mettre en place la GED au sein d’une entreprise ? Focus sur la gestion électronique des documents au Bénin et ce qu'elle change pour les entreprises.
La gestion électronique de documents, un système d’archivage optimal
La gestion électronique de documents (GED) est un système qui assure une bonne prise en charge documentaire au sein d’une entreprise. Cela implique la production, la diffusion, le stockage et la récupération des documents. Lorsque vous faites appel à une société d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin , celle-ci met à votre disposition un outil de management de documents électroniques. Mais plus qu’un simple outil, la GED est un processus dont le but est de vous faciliter les opérations quotidiennes. Pour cela, l’expert en archivage de documents numériques tient compte de votre secteur d’activités, de l’organigramme de votre structure et des objectifs de productivité à atteindre.
Pour la gestion électronique de documents au sein de votre entreprise, vous aurez besoin d’un logiciel GED. Ce dernier est généralement accessible sur tous les supports électroniques. Ce qui distingue les différentes solutions disponibles sur le marché, c’est le système de classement. Les paramètres de recherche souvent utilisés sont le nom, la date, le service propriétaire ou encore l’auteur du document. L’objectif est de faciliter le stockage et la recherche aux utilisateurs.
L'archivage physique des documents oblige les entreprises à avoir un endroit pour stocker.
Les étapes de mise en place de la GED à Cotonou et au Bénin
Pour établir un système informatisé de gestion des archives, quatre étapes sont essentielles. La première est l’acquisition des dossiers. En effet, lorsque vous faites appel à un professionnel de l’archivage au Bénin, il commence par un état des lieux. La phase d’acquisition consiste en l’intégration des fichiers électroniques au logiciel GED. À cette étape, les archives physiques peuvent être numérisées pour être également intégrées. Tous vos documents sont ainsi stockés et accessibles en quelques clics. La deuxième étape est la hiérarchisation des données. En fonction de votre activité, le spécialiste de l’archivage vous propose un système de classement adéquat. Viennent ensuite le stockage et la diffusion des dossiers avec les collaborateurs de votre entreprise. À noter qu’un logiciel GED est évolutif. Vous pouvez par exemple demander à votre société d’archivage à Cotonou et au Bénin une augmentation du volume de stockage ou un changement du mode d’organisation des documents.
Les avantages de la GED pour les entreprises à Cotonou et au Bénin
La transformation digitale est un tournant incontournable pour de nombreuses entreprises à Cotonou et au Bénin. La gestion des archives est au cœur de cette réorganisation. La GED permet de gagner du temps et de l’espace, mais pas seulement. Elle permet d’automatiser les tâches répétitives, d’assurer la traçabilité des actions et d’améliorer la recherche documentaire. La communication entre les différents services de l’entreprise est aussi grandement facilitée avec la centralisation des données. Le risque de perdre un document devient quasi inexistant grâce à la sauvegarde automatique. Avec un bon logiciel GED, toutes les mesures de sécurité sont prises pour garantir l’intégrité de vos archives. Vous l’aurez compris, concevoir un système de gestion électronique des documents à Cotonou et au Bénin peut prendre du temps, mais le jeu en vaut bien la chandelle.
Archivage papier ou numérique, qu’est-ce qui est moins cher ?
Acquérir un système de gestion électronique de documents a un coût. Mais si la GED est aussi plébiscitée dans le monde de l’entreprise, c’est parce qu’elle supprime un certain nombre de frais induits par l’archivage physique. En choisissant la GED, vous réduisez considérablement le coût du papier et des opérations telles que l’impression et le courrier. Le gain d’espace de stockage est aussi un argument en faveur de l’archivage numérique.
Pour vous faire une idée des prix, vous pouvez demander un devis gratuit auprès de différents prestataires au Bénin. N’hésitez pas à comparer plusieurs offres avant de choisir. Le coût est un critère de choix, mais les éléments les plus importants sont l’efficacité de la solution et les garanties de sécurité associées.
